Project Charter: Sistem Informasi Penjualan Online untuk "TokoKita"
Table of Content
Project Charter: Sistem Informasi Penjualan Online untuk "TokoKita"
1. Pendahuluan
TokoKita, sebuah usaha ritel yang bergerak di bidang [sebutkan bidang usaha, misalnya: pakaian wanita], saat ini masih mengandalkan sistem penjualan manual dan pencatatan data yang kurang efisien. Proses penjualan yang lambat, pengelolaan stok yang kurang akurat, serta kesulitan dalam melacak penjualan dan menganalisis data penjualan menjadi kendala utama dalam pengembangan bisnis. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, TokoKita berencana untuk mengembangkan sebuah Sistem Informasi Penjualan Online (SIJO) yang terintegrasi dan modern. Project Charter ini akan menjabarkan secara detail tentang proyek pengembangan SIJO ini, termasuk tujuan, ruang lingkup, jadwal, dan sumber daya yang dibutuhkan.
2. Tujuan Proyek
Tujuan utama dari proyek pengembangan SIJO untuk TokoKita adalah meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional penjualan, serta memperluas jangkauan pasar melalui platform online. Secara spesifik, tujuan proyek ini meliputi:
- Meningkatkan Efisiensi Operasional: Otomatisasi proses penjualan, mulai dari penambahan produk, pengelolaan stok, hingga pemrosesan pesanan. Hal ini akan mengurangi waktu dan biaya operasional.
- Meningkatkan Akurasi Data: Sistem yang terintegrasi akan menghasilkan data penjualan yang akurat dan real-time, sehingga memudahkan pengambilan keputusan bisnis.
- Memperluas Jangkauan Pasar: Platform online akan memperluas jangkauan pasar TokoKita, menjangkau pelanggan yang lebih luas, baik secara geografis maupun demografis.
- Meningkatkan Kepuasan Pelanggan: Sistem yang user-friendly dan proses transaksi yang cepat akan meningkatkan kepuasan pelanggan.
- Meningkatkan Pendapatan: Dengan efisiensi operasional yang meningkat dan jangkauan pasar yang lebih luas, diharapkan pendapatan TokoKita akan meningkat secara signifikan.
- Membangun Basis Data Pelanggan: Sistem akan mengumpulkan data pelanggan yang berharga untuk analisis dan pemasaran di masa depan.
- Integrasi dengan Sistem Pembayaran: Integrasi dengan berbagai metode pembayaran online (e-wallet, transfer bank, kartu kredit) untuk mempermudah transaksi.
- Pengelolaan Pengiriman yang Efisien: Integrasi dengan layanan pengiriman untuk mempermudah proses pengiriman barang ke pelanggan.
3. Ruang Lingkup Proyek
Proyek ini mencakup pengembangan dan implementasi Sistem Informasi Penjualan Online yang meliputi:
- Modul Katalog Produk: Fitur untuk menambahkan, mengedit, dan menghapus produk, termasuk gambar, deskripsi, harga, dan stok.
- Modul Keranjang Belanja: Fitur untuk pelanggan menambahkan produk ke keranjang belanja, mengubah jumlah produk, dan menghapus produk dari keranjang.
- Modul Pemrosesan Pesanan: Fitur untuk memproses pesanan pelanggan, termasuk verifikasi pembayaran, konfirmasi pesanan, dan manajemen pengiriman.
- Modul Manajemen Stok: Fitur untuk melacak stok produk secara real-time, memberikan peringatan stok rendah, dan mengelola pemasukan dan pengeluaran stok.
- Modul Manajemen Pelanggan: Fitur untuk mengelola data pelanggan, termasuk informasi kontak, riwayat pembelian, dan preferensi pelanggan.
- Modul Laporan dan Analisis: Fitur untuk menghasilkan berbagai laporan penjualan, seperti laporan penjualan harian, bulanan, dan tahunan, serta analisis penjualan berdasarkan produk, pelanggan, dan periode waktu.
- Modul Integrasi Pembayaran: Integrasi dengan gateway pembayaran online seperti Midtrans, Xendit, atau PayPal.
- Modul Integrasi Pengiriman: Integrasi dengan layanan pengiriman seperti JNE, J&T Express, atau SiCepat.
- Modul Administrasi: Fitur untuk manajemen pengguna dan hak akses.
- Antarmuka Pengguna (UI) yang Ramah: Desain antarmuka yang intuitif dan mudah digunakan baik untuk pelanggan maupun administrator.
- Responsif di berbagai Perangkat: Sistem harus responsif dan dapat diakses melalui berbagai perangkat, termasuk komputer desktop, laptop, tablet, dan smartphone.
- Sistem Keamanan yang Handal: Sistem harus dilengkapi dengan sistem keamanan yang handal untuk melindungi data pelanggan dan transaksi.
Ruang Lingkup yang Tidak Termasuk:
- Pengembangan aplikasi mobile terpisah (hanya fokus pada website).
- Integrasi dengan sistem ERP perusahaan (akan dipertimbangkan pada tahap pengembangan selanjutnya).
- Sistem loyalty program (akan dipertimbangkan pada tahap pengembangan selanjutnya).
4. Jadwal Proyek
Proyek ini direncanakan akan berlangsung selama [sebutkan durasi, misalnya: 6 bulan], dengan rincian tahapan sebagai berikut:
- Tahap 1 (Bulan 1-2): Perencanaan dan analisis kebutuhan, desain sistem, dan pemilihan teknologi.
- Tahap 2 (Bulan 3-4): Pengembangan sistem, pengujian unit, dan pengujian integrasi.
- Tahap 3 (Bulan 5): Pengujian sistem secara menyeluruh (UAT – User Acceptance Testing), pelatihan pengguna, dan persiapan peluncuran.
- Tahap 4 (Bulan 6): Peluncuran sistem dan monitoring kinerja sistem.
5. Sumber Daya Proyek
Sumber daya yang dibutuhkan untuk proyek ini meliputi:
- Tim Pengembang: Terdiri dari [sebutkan jumlah] programmer, desainer UI/UX, dan database administrator.
- Manajer Proyek: Bertanggung jawab atas pengelolaan proyek secara keseluruhan.
- Konsultan (opsional): Jika dibutuhkan keahlian khusus.
- Perangkat Keras dan Perangkat Lunak: Server, komputer, perangkat lunak pengembangan, dan lisensi yang diperlukan.
- Anggaran: [sebutkan jumlah anggaran]
6. Anggaran Proyek
Rincian anggaran proyek akan dilampirkan sebagai dokumen terpisah. Anggaran tersebut mencakup biaya pengembangan sistem, biaya perangkat keras dan perangkat lunak, biaya pelatihan, dan biaya operasional lainnya.
7. Risiko Proyek
Beberapa risiko yang mungkin terjadi selama proyek ini meliputi:
- Keterlambatan dalam pengembangan: Akibat kendala teknis atau kurangnya sumber daya.
- Biaya yang melebihi anggaran: Akibat perubahan spesifikasi atau kendala teknis yang tidak terduga.
- Kegagalan sistem: Akibat kesalahan dalam pengembangan atau kurangnya pengujian yang memadai.
- Kurangnya penerimaan pengguna: Akibat kurangnya pelatihan atau antarmuka pengguna yang tidak user-friendly.
- Perubahan kebutuhan bisnis: Yang dapat menyebabkan perubahan spesifikasi sistem selama proses pengembangan.
8. Strategi Mitigasi Risiko
Untuk meminimalkan risiko, akan dilakukan beberapa strategi mitigasi, antara lain:
- Perencanaan yang matang: Dengan melakukan perencanaan yang detail dan realistis.
- Pengujian yang menyeluruh: Melakukan pengujian unit, integrasi, dan UAT secara menyeluruh.
- Komunikasi yang efektif: Membangun komunikasi yang efektif antara tim pengembang, manajemen, dan pengguna.
- Pengelolaan perubahan yang terstruktur: Mengelola perubahan spesifikasi sistem secara terstruktur dan terdokumentasi.
- Kontrol kualitas yang ketat: Menerapkan kontrol kualitas yang ketat pada setiap tahapan pengembangan.
9. Kriteria Keberhasilan Proyek
Proyek ini dianggap berhasil jika:
- Sistem Informasi Penjualan Online telah terimplementasi dan berfungsi dengan baik.
- Sistem telah diterima oleh pengguna dan meningkatkan efisiensi operasional.
- Tujuan proyek telah tercapai sesuai dengan yang telah ditetapkan.
- Anggaran proyek telah terkendali.
- Jadwal proyek telah terpenuhi.
10. Persetujuan Proyek
Nama & Jabatan Sponsor Proyek Nama & Jabatan Manajer Proyek
Tanggal: Tanggal:
Lampiran:
- Rincian Anggaran Proyek
- Spesifikasi Teknis Sistem
- Desain UI/UX
Project Charter ini merupakan dokumen hidup yang dapat direvisi dan diperbarui sesuai dengan perkembangan proyek. Setiap perubahan akan didokumentasikan dan disetujui oleh pihak-pihak terkait. Semoga dengan adanya Project Charter ini, proyek pengembangan SIJO untuk TokoKita dapat berjalan dengan lancar dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
